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公司培訓(xùn)辦公室計(jì)算機(jī)使用的基礎(chǔ)知識(shí)

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公司培訓(xùn)辦公室計(jì)算機(jī)使用的基礎(chǔ)知識(shí)

----辦公計(jì)算機(jī)的正確使用方法

1、基本原則：

①學(xué)會(huì)正確地使用計(jì)算機(jī)、安全地使用計(jì)算機(jī)、科學(xué)地使用計(jì)算機(jī)。要按計(jì)算機(jī)規(guī)定程序操作；要定期按時(shí)升級(jí)殺毒軟件；要按照企業(yè)的電子文檔管理規(guī)定，及時(shí)整理每天產(chǎn)生的新文件；清除已經(jīng)作廢的文件；將正在使用或者等待領(lǐng)導(dǎo)審批的文件存入臨時(shí)文件夾；分類編輯正式文件的電子序號(hào)；存入指定的專用文件夾，并作好正式文件的備份，同時(shí)存入機(jī)器硬盤和移動(dòng)硬盤。便于今后工作需要時(shí)的快捷查詢。不要讓計(jì)算機(jī)因你的錯(cuò)誤操作而出現(xiàn)故障，造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。

②與他人共用電腦時(shí)，要協(xié)調(diào)好電腦的使用時(shí)間，應(yīng)根據(jù)任務(wù)量的輕重緩急區(qū)別對(duì)待。

③未經(jīng)允許，不要查看別人的文件。注意機(jī)密文件的保密。

④不要在工作時(shí)間上網(wǎng)聊天、玩電腦游戲。（業(yè)余上網(wǎng)聊天，萬(wàn)一感染了病毒，正常殺毒軟件不能消滅病毒時(shí)，可以下載專用殺毒軟件）

⑤工作結(jié)束后，應(yīng)清理桌面多余的圖標(biāo)，按規(guī)定程序關(guān)閉計(jì)算機(jī)，同時(shí)保持環(huán)境和設(shè)備的整潔。

2、提高計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度的辦法

（1）合理使用硬盤；：5點(diǎn)。合理分區(qū)和合理使用
    什么是合理使用硬盤呢？以一塊容量為80GB的新硬盤為例說明：C盤分給10至15GB（視操作系統(tǒng)而定），D盤調(diào)成10GB，E盤設(shè)為10GB，省下的就看著設(shè)吧（可對(duì)半分為F和G盤）。

分好區(qū)后如何使用是最為關(guān)鍵：4點(diǎn) 
   ①把操作系統(tǒng)裝在C盤上，并把Office、foxmail、ICQ、QQ、FlashGet、超級(jí)兔子、播放器軟件以及一些看圖軟件等常用小型軟件也安裝在C盤上。

②使用"優(yōu)化大師"之類的系統(tǒng)修改軟件，把"我的文檔"、"上網(wǎng)緩沖"、"上網(wǎng)歷史"、"收藏夾"等經(jīng)常要進(jìn)行寫、刪操作的文件夾設(shè)置到D盤上，盡量避免其它分區(qū)產(chǎn)生磁盤碎片而降低硬盤性能。
   ③把各種應(yīng)用軟件安裝到E盤，至于游戲可裝在F盤，G盤用來存放影音文件。
   ④對(duì)C盤進(jìn)行一次碎片整理。

（2）虛擬內(nèi)存的合理設(shè)置。這個(gè)問題較復(fù)雜，留在以后在講。
    （3）合理擺放"快捷方式"
    絕大多數(shù)運(yùn)行軟件都是通過該軟件的"快捷方式"來做到的。硬盤越來越大，安裝的軟件也越來越多，許多人喜歡把快捷方式都放到桌面上，這樣不但使您眼花繚亂，而且系統(tǒng)性能也會(huì)下降，而且會(huì)造成系統(tǒng)資源占用過大而使系統(tǒng)變得不穩(wěn)定，所以我們最好把桌面上的快捷方式控制在10個(gè)左右，其它的快捷方式可全放到開始菜單和快捷啟動(dòng)欄中。

 （4）慎用"安全類"軟件
    這里是指實(shí)時(shí)性的防毒軟件和防火墻。該類軟件對(duì)系統(tǒng)資源和CPU資源的占用是非常大的（有的高達(dá)30%以上）。如果您不經(jīng)常上雜七雜八網(wǎng)站的話，這類軟件完全沒有必要使用。建議你辦公室里的存儲(chǔ)有公司重要數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)不要上網(wǎng)。下面我還要講到其泄密的危險(xiǎn)性。
     （5）減少不必要的隨機(jī)啟動(dòng)程序 
    許多人不知道什么程序是可以禁止的，什么是不能禁止的，因此也沒有進(jìn)行這一步工作。在界面的"開機(jī)速度優(yōu)化"中優(yōu)化大師中，會(huì)提示什么可以禁止，什么不能禁止。這樣做除了能加快啟動(dòng)速度外，還能提高系統(tǒng)在運(yùn)行中的穩(wěn)定性！
    （6）桌面背景不要太復(fù)雜
    桌面背景也不要弄得太復(fù)雜（建議設(shè)為"無(wú)"），有的還做成了動(dòng)畫桌面，這除了會(huì)給系統(tǒng)帶來不穩(wěn)定因素外，沒有任何好的作用——畢竟我們只有很少時(shí)間是面對(duì)桌面的。
    （7）盡量精簡(jiǎn)右鍵菜單

3、電子檔案的保存與維護(hù)

（1）要建立適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境。

諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫(kù)房應(yīng)達(dá)到的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，載體應(yīng)直立排放、并避光、防塵、防變形，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。  　　

（2）要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。

電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)，將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。這對(duì)于電子檔案而言是一個(gè)較為復(fù)雜的過程。

因?yàn)椋娮訖n案來自各個(gè)方而，往往是在不同的電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的，且在內(nèi)容的格式編排上也不盡—致，這種在技術(shù)和形式上的差異，必然導(dǎo)致在以后還原時(shí)所采用的技術(shù)與方法的不同。而電子檔案在形成時(shí)所依賴的技術(shù)，往往是已經(jīng)過時(shí)的技術(shù)，這是科技進(jìn)步所帶來的必然結(jié)果。

因此，除對(duì)電子擋案本身進(jìn)行很好的保存外，還必須對(duì)其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其他方法和技術(shù)力加以轉(zhuǎn)換。  　　

    （3）要保證電子檔案的原始性。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示。可采用以下三種方法：—是保存電子檔案相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔案的同時(shí)，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)—并保存，并與電子檔案存儲(chǔ)在—起，恢復(fù)時(shí)，使之按本來的面目進(jìn)行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，因?yàn)檫@是最為穩(wěn)妥的永久保存方法。  　　

    （4）要保證電子檔案的可理解性。對(duì)一份電子檔案的內(nèi)容來說，常常有不被人完全理解的情況。為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包括：元數(shù)據(jù)；物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的關(guān)系；相關(guān)的電子檔案名稱、存儲(chǔ)位置及相互關(guān)系；與電子檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息等。

    （5）要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。電子檔案載體是磁性載體，極易受到環(huán)境的影響。因此，對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)，應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位。首先進(jìn)行外觀檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理?yè)p壞或變形，外表涂層是否清潔及有無(wú)霉斑出現(xiàn)等。然后進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專用或自行編制檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。通過檢測(cè)發(fā)現(xiàn)有出錯(cuò)的載體，須進(jìn)行有效的修正或更新。應(yīng)每四年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留的時(shí)間不少干四年。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，因?yàn)槿魏我淮握`操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補(bǔ)的損失。必須建立相應(yīng)的維護(hù)管理檔案，對(duì)電子檔案的檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。  　　

    對(duì)電子檔案的有效保存與維護(hù)，是—項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因而，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等條件，制定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。

（qh辦）